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Projektassistenz Vertragsmanagement (m/w/d)

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30 Std./Woche
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Wir sind Helmholtz Munich. In einer sich schnell verändernden Welt entwickeln wir bahnbrechende Lösungen für eine gesündere Gesellschaft.

Wir forschen in den Bereichen Stoffwechselgesundheit/Diabetes, Umweltgesundheit, molekulare Targets und Therapien, Zellprogrammierung und -reparatur, Bioengineering und Computational Health. Mit dieser Forschung bilden wir die Grundlage für medizinische Innovationen. Zusammen mit unseren Partnern beschleunigen wir den Transfer unserer Forschung, damit neue Ideen aus den Laboren noch schneller in der Gesellschaft ankommen und die Lebensqualität der Menschen verbessern.

Bei uns kannst du deine Talente und deine Leidenschaft einsetzen, um gemeinsam den wissenschaftlichen Fortschritt voranzutreiben.


Die Hauptabteilung Recht sucht für das Vertragsmanagement im Rahmen des Projekts "Globale Plattform zur Prävention des Autoimmunen Diabetes" (GPPAD) zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Projektassistenz (m/w/d) in Teilzeit (30 Stunden/Woche).

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Prof. Dr. med. Dr. h.c. Matthias Tschöp, Geschäftsführung von Helmholtz Munich:

"Wir sind überzeugt, dass exzellente Forschung vielfältige Perspektiven braucht. Gemischte Teams kommen zu besseren Lösungen und innovativeren Forschungsthemen.

Mit der Etablierung des Diversity Managements bekennen wir uns zu einer wertschätzenden Kultur, die auf gegenseitigem Respekt beruht. Gleichzeitig wird die Implementierung von diversitätssensiblen Prozessen in unserer gesamten Organisation gefördert."

Deine Aufgaben

  • Aktive Unterstützung der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft und bei Projektthemen
  • Unterstützung des Teams bei der administrativen Abwicklung und Organisation von Vertragsvorgängen: Datenpflege und Überwachung im Vertragsmanagementsystem, Vorbereitung zur Unterschrift, Überwachung des Unterschriftenumlaufes, Verteilung und Ablage von Verträgen, Aktenpflege, Rücklaufkontrolle und Nachverfolgung, Wiedervorlage- und Fristenüberwachung
  • Büroorganisation und -administration sowie allgemeine Sekretariats- bzw. Assistenzaufgaben:
    • Posteingang und -ausgang
    • Terminkoordination und -überwachung
    • Vorbereitung und ggf. Teilnahme an Besprechungen und Veranstaltungen
    • Organisation, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen
    • Eigenständige Bearbeitung von Bestellungen
    • Erstellen von Präsentationsunterlagen und Dokumenten in PowerPoint, Excel und Word
    • IT-Betreuung (u.a. Administrator-Funktion, Pflege der SharePoint-Seite der Abteilung, Betreuung der Internetseite)

Dein Profil

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. als Rechtsanwaltsfachangestellte:r, Bürokauffrau/-mann für Bürokommunikation) oder vergleichbare Ausbildung
  • Berufserfahrung im Bereich Büroassistenz und -management
  • Sicherer Umgang mit MS Office, M365 insbesondere Teams und SharePoint, Adobe, eSignature-Tools
  • Gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Kommunikationsfähigkeiten
  • Selbstsicheres Auftreten, eigenverantwortliche und exakte Arbeitsweise mit hoher Einsatzbereitschaft, Kreativität und Belastbarkeit
  • Aufgeschlossenheit und Engagement für die Themen Digitalisierung, Optimierung von Prozessen, Changemanagement
  • Erfahrung und Affinität bzgl. IT-Themen, SQL-Kenntnisse wünschenswert

Benefits

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Seit 2005 tragen wir das TOTAL E-QUALITY Prädikat für beispielhaftes Handeln im Sinne einer chancengerechten Organisationskultur.

Helmholtz Munich bekennt sich aktiv zu gelebter Diversität und Inklusion und setzt sich nachhaltig für Gleichstellung ein.

Der Charta der Vielfalt e.V. hat es sich zum Ziel gesetzt, die Diversität in der Arbeitswelt zu fördern. Mit der Unterzeichnung der Charta verpflichten wir uns, ein wertschätzendes Arbeitsumfeld für alle Mitarbeitenden zu schaffen.

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Bei Vorliegen der Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis E 8 möglich. Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (Bund). Die Stelle ist (zunächst) auf 2 Jahre befristet, die Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive besteht.

Zur Förderung der Diversität freuen wir uns über Bewerbungen talentierter Menschen, unabhängig von Geschlecht, kulturellem Hintergrund, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Identität, körperlichen Fähigkeiten, Religion und Alter. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt.

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Interesse geweckt?

Falls noch Fragen offen sind, hilft gerne Fr. Karina Blasius, 089 3187-2531, weiter.

Die Bewerbung sollte enthalten

    We are Helmholtz Munich.

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    Warum zu uns kommen?

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