Teamassistenz (m/w/d)
Teilzeit19,5 Std./Woche
Neuherberg bei München
Home Office Optionen
Wir sind Helmholtz Munich. In einer sich schnell verändernden Welt entwickeln wir bahnbrechende Lösungen für eine gesündere Gesellschaft.
Wir forschen in den Bereichen Stoffwechselgesundheit/Diabetes, Umweltgesundheit, molekulare Targets und Therapien, Zellprogrammierung und -reparatur, Bioengineering und Computational Health. Mit dieser Forschung bilden wir die Grundlage für medizinische Innovationen. Zusammen mit unseren Partnern beschleunigen wir den Transfer unserer Forschung, damit neue Ideen aus den Laboren noch schneller in der Gesellschaft ankommen und die Lebensqualität der Menschen verbessern.
Bei uns kannst du deine Talente und deine Leidenschaft einsetzen, um gemeinsam den wissenschaftlichen Fortschritt voranzutreiben.
Die Stabstelle Corporate Legal, Compliance & Audit (CLCA) betreut zentrale Rechtsangelegenheiten des Zentrums, verantwortet die Bereiche Compliance, Datenschutz, Exportkontrolle, Informationssicherheit sowie Interne Revision.
Zur Unterstützung unserer Abteilung suchen wir eine:n Teamassistenz (m/w/d). Wir bieten mit dieser Position die Möglichkeit in einem motivierten und dynamischen Team, sowie flexibel im Home-Office nach Absprache zu arbeiten.
"Wir sind überzeugt, dass exzellente Forschung vielfältige Perspektiven braucht. Gemischte Teams kommen zu besseren Lösungen und innovativeren Forschungsthemen.
Mit der Etablierung des Diversity Managements bekennen wir uns zu einer wertschätzenden Kultur, die auf gegenseitigem Respekt beruht. Gleichzeitig wird die Implementierung von diversitätssensiblen Prozessen in unserer gesamten Organisation gefördert."
Deine Aufgaben
- Du bist unsere erste Ansprechperson für administrative Belange in der CLCA-Abteilung, für Anfragen aus unserem Zentrum und von extern.
- Dein Aufgabenbereich umfasst die reibungslose Bearbeitung von Kommunikation und Korrespondenz, die Organisation von Terminen sowie die digitale Ablage.
- Zusätzlich bist du verantwortlich für Bestellungen, sorgfältige Verwaltung von Ausgaben und unterstützt uns aktiv bei der Budgetierung.
- Im Bereich Personalangelegenheiten übernimmst du vielfältige Aufgaben, wie die Unterstützung im Recruiting und Einstellungsprozess, sowie das Offboarding von Mitarbeiter:innen.
- Du leistest wertvolle Unterstützung im Reisemanagement und behältst den Überblick über Gleitzeit, Urlaub und Krankheitsmeldungen.
- Du unterstützt bei der Erstellung von PowerPoint-Präsentationen, der Formatierung von Berichten und beim CLCA-Intranet-Auftritt.
- In enger Zusammenarbeit mit der Abteilungsleitung trägst du dazu bei, dass unsere Abteilung mühelos funktioniert und förderst durch deine Art und Weise eine positive Atmosphäre.
Dein Profil
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z.B. als Fremdsprachenassistent:in, und Berufserfahrung im Assistenzbereich.
- Du besitzt sehr gute Deutschkenntnisse und gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Du hast sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Büro- und Kommunikationssoftware, insbesondere M365.
- Du arbeitest gerne in einem digitalen Büro und gehst mit uns tatkräftig weitere Schritte in der Digitalisierung.
- Du arbeitest selbstständig und sorgfältig mit einer schnellen Auffassungsgabe, ohne deine Flexibilität und deinen Teamgeist zu verlieren.
- Du hast eine service-orientierte und offene Persönlichkeit mit einem guten Blick für Prioritäten und Zeitmanagement. Bei unerwarteten, kurzfristigen Änderungen behältst du die Ruhe und Selbstsicherheit, um souverän zu handeln.
- Idealerweise hast du bereits Erfahrung in einer wissenschaftlichen Arbeitsumgebung.
Benefits
- Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeiten & Arbeitszeitmodelle
- Potenzial fördern: zielgerichtete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Erholung: 30 Tage Urlaub pro Jahr, Gleittage
- Familienfreundlich: Gleitzeit, Ferienbetreuung, Elder Care
- Gesundheitsangebote: Sport, Betriebsarzt, mentale Gesundheit
- Vorsorge fürs Alter: Betriebliche Altersversorgung
Seit 2005 tragen wir das TOTAL E-QUALITY Prädikat für beispielhaftes Handeln im Sinne einer chancengerechten Organisationskultur.
Helmholtz Munich bekennt sich aktiv zu gelebter Diversität und Inklusion und setzt sich nachhaltig für Gleichstellung ein.
Der Charta der Vielfalt e.V. hat es sich zum Ziel gesetzt, die Diversität in der Arbeitswelt zu fördern. Mit der Unterzeichnung der Charta verpflichten wir uns, ein wertschätzendes Arbeitsumfeld für alle Mitarbeitenden zu schaffen.
Bei Vorliegen der Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis E 8 möglich. Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (Bund). Die Stelle ist (zunächst) auf 2 Jahre befristet, eine unbefristete Anstellung ist vorgesehen.
Zur Förderung der Diversität freuen wir uns über Bewerbungen talentierter Menschen, unabhängig von Geschlecht, kulturellem Hintergrund, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Identität, körperlichen Fähigkeiten, Religion und Alter. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt.
Sofern ein Hochschulabschluss im Ausland erlangt wurde, benötigen wir weitere Unterlagen über die Bewertung des Abschlusses. Bitte die Zeugnisbewertung frühzeitig beantragen.
Interesse geweckt?
- Lebenslauf
- Anschreiben
- Abschlusszeugnisse
- Arbeitszeugnisse
