Sachbearbeiter:in / Teamassistenz (m/w/d) für Vertrags- und Officemanagement

• Vertragsmanagement: Du unterstützt bei der administrativen Abwicklung von Vertragsvorgängen – von der Aktenpflege, der Datenpflege und Überwachung des Vertragsmanagementsystems über die Vorbereitung zur Unterschrift bis zur Ablage und Fristenüberwachung; dabei behältst du den Überblick über den Unterschriftenumlauf, kontrollierst Rückläufe und sorgst für eine termingerechte Wiedervorlage.
• Assistenz & Büroorganisation: Du unterstützt die Abteilungsleitung aktiv im Tagesgeschäft und bei Projekten, übernimmst klassische Assistenzaufgaben und sorgst für eine reibungslose Büroorganisation; du koordinierst Termine, bereitest Besprechungen und Veranstaltungen vor, nimmst bei Bedarf daran teil und bist erste Ansprechperson am Frontdesk.
• Kommunikation & Organisation: Du bearbeitest selbständig den Posteingang und -ausgang, organisierst, buchst und rechnest Dienstreisen ab und übernimmst eigenständig die Bearbeitung von Bestellungen.
• Dokumente & IT: Du erstellst Präsentationen und Dokumente in PowerPoint, Excel und Word und übernimmst IT-nahe Aufgaben – unter anderem als Administrator:in, bei der Pflege der SharePoint-Seite der Abteilung und der Betreuung der Internetseite.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. als Rechtsanwaltsfachangestellte:r, im Bereich Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation durch Berufserfahrung im Bereich Büroassistenz und -management
• Sicherer Umgang mit MS Office und M365, insbesondere Teams und SharePoint, sowie idealerweise mit Adobe und eSignature-Tools
• Gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Kommunikationsfähigkeiten
• Eigenverantwortliche und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein selbstsicheres Auftreten
• Freude an Digitalisierung, Prozessoptimierung und Veränderungsprozessen

Wünschenswerte Qualifikationen

• Erfahrung oder Interesse an rechtlichen bzw. vertragsbezogenen Themen
• Erfahrung oder Affinität zu IT-Themen und KI-Anwendungen