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Assistenz/ Sekretär:in der Institutsleitung (m/w/d)

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Wir sind Helmholtz Munich. In einer sich schnell verändernden Welt entwickeln wir bahnbrechende Lösungen für eine gesündere Gesellschaft.

Wir forschen in den Bereichen Stoffwechselgesundheit/Diabetes, Umweltgesundheit, molekulare Targets und Therapien, Zellprogrammierung und -reparatur, Bioengineering und Computational Health. Mit dieser Forschung bilden wir die Grundlage für medizinische Innovationen. Zusammen mit unseren Partnern beschleunigen wir den Transfer unserer Forschung, damit neue Ideen aus den Laboren noch schneller in der Gesellschaft ankommen und die Lebensqualität der Menschen verbessern.

Bei uns kannst du deine Talente und deine Leidenschaft einsetzen, um gemeinsam den wissenschaftlichen Fortschritt voranzutreiben.


Das Institute of Regenerative Biology & Medicine (IRBM) ist bestrebt, grundlegende zelluläre und molekulare Prinzipien der Gewebe-/Organregeneration zu identifizieren und eine Wissensbasis für therapeutische Strategien im klinischen Einsatz zu entwickeln.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine motivierte Assistenz zur Unterstützung der Institutsleitung.

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Prof. Dr. med. Dr. h.c. Matthias Tschöp, Geschäftsführung von Helmholtz Munich:

"Wir sind überzeugt, dass exzellente Forschung vielfältige Perspektiven braucht. Gemischte Teams kommen zu besseren Lösungen und innovativeren Forschungsthemen.

Mit der Etablierung des Diversity Managements bekennen wir uns zu einer wertschätzenden Kultur, die auf gegenseitigem Respekt beruht. Gleichzeitig wird die Implementierung von diversitätssensiblen Prozessen in unserer gesamten Organisation gefördert."

Deine Aufgaben

  • Unterstützung der Institutsleitung in jeder Hinsicht, um einen reibungslosen Ablauf des IRBM zu gewährleisten, z.B. Beantwortung von (dringenden) Anfragen
  • Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben, z.B. effiziente Erledigung von Kommunikation und Korrespondenz, Reise- und Besuchermanagement
  • Administration der Fördermittel: Kommunikation mit dem Fördermittel-Manager/Personalabteilung, Überblick über den Finanzstatus der Verträge für das laufende und das folgende Jahr, Erstellung der Personalübersicht, Erstellung von Berichten
  • Verwaltung laufender Verträge: Kommunikation mit Studierenden und der Personalabteilung, Dokumentation
  • Zahlung größerer Rechnungen für Dienstleistungen, Reparaturen etc.: Kommunikation mit den Fördermittel-Manager und der Einkaufsabteilung
  • Beschaffung neuer Ausstattung: Suche nach Angeboten, Kommunikation mit Firmen, der Einkaufsabteilung und Beschäftigten

Dein Profil

  • Nachgewiesene, mehrjährige Berufserfahrung als Persönliche Assistenz/ Sekretär:in mit einer Ausbildung als Fremdsprachensekretär:in oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar
  • Idealerweise Berufserfahrung im öffentlichen Dienst
  • Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch
  • Gute Kenntnisse von Office-Management-Systemen und -Prozessen
  • Hervorragende Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten
  • Bereitschaft zur Arbeit in einem internationalen Team und eine proaktive Arbeitsweise werden vorausgesetzt

Benefits

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Seit 2005 tragen wir das TOTAL E-QUALITY Prädikat für beispielhaftes Handeln im Sinne einer chancengerechten Organisationskultur.

Helmholtz Munich bekennt sich aktiv zu gelebter Diversität und Inklusion und setzt sich nachhaltig für Gleichstellung ein.

Der Charta der Vielfalt e.V. hat es sich zum Ziel gesetzt, die Diversität in der Arbeitswelt zu fördern. Mit der Unterzeichnung der Charta verpflichten wir uns, ein wertschätzendes Arbeitsumfeld für alle Mitarbeitenden zu schaffen.

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Bei Vorliegen der Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis E 8 möglich. Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (Bund). Die Stelle ist bis 31.12.2024 befristet.

Zur Förderung der Diversität freuen wir uns über Bewerbungen talentierter Menschen, unabhängig von Geschlecht, kulturellem Hintergrund, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Identität, körperlichen Fähigkeiten, Religion und Alter. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt.

Sofern ein Hochschulabschluss im Ausland erlangt wurde, benötigen wir weitere Unterlagen über die Bewertung des Abschlusses. Bitte die Zeugnisbewertung frühzeitig beantragen.

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Interesse geweckt?

Falls noch Fragen offen sind, hilft gerne Dr. Yuval Rinkevich, yuval.rinkevich@helmholtz-munich.de, weiter.

Die Bewerbung sollte enthalten

    We are Helmholtz Munich.

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    Warum zu uns kommen?

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