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Sachbearbeiter:in HELENA Graduate School Office (m/w/d) - Teilzeit

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19-24 Std./Woche
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Wir sind Helmholtz Munich. In einer sich schnell verändernden Welt entwickeln wir bahnbrechende Lösungen für eine gesündere Gesellschaft.

Wir forschen in den Bereichen Stoffwechselgesundheit/Diabetes, Umweltgesundheit, molekulare Targets und Therapien, Zellprogrammierung und -reparatur, Bioengineering und Computational Health. Mit dieser Forschung bilden wir die Grundlage für medizinische Innovationen. Zusammen mit unseren Partnern beschleunigen wir den Transfer unserer Forschung, damit neue Ideen aus den Laboren noch schneller in der Gesellschaft ankommen und die Lebensqualität der Menschen verbessern.

Bei uns kannst du deine Talente und deine Leidenschaft einsetzen, um gemeinsam den wissenschaftlichen Fortschritt voranzutreiben.


Die Abteilung Strategie, Programme, Ressourcen (SPR), Bereich wissenschaftliche Ausbildung, sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Sachbearbeiter:in für das HELENA Graduate School Office (in Teilzeit).

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Prof. Dr. med. Dr. h.c. Matthias Tschöp, Geschäftsführung von Helmholtz Munich:

"Wir sind überzeugt, dass exzellente Forschung vielfältige Perspektiven braucht. Gemischte Teams kommen zu besseren Lösungen und innovativeren Forschungsthemen.

Mit der Etablierung des Diversity Managements bekennen wir uns zu einer wertschätzenden Kultur, die auf gegenseitigem Respekt beruht. Gleichzeitig wird die Implementierung von diversitätssensiblen Prozessen in unserer gesamten Organisation gefördert."

Deine Aufgaben

  • Gemeinsam mit dem Team des HELENA Graduate School Offices bist du die erste Kontaktperson von internationalen Promovierenden und deren Betreuer:innen und unterstützt und berätst diese in allen administrativen Belangen der Graduiertenschule HELENA (überwiegend in Englisch).
  • Du bist mitverantwortlich für die Organisation von administrativen Prozessen der Graduiertenschule und deren stetige Optimierung.
  • Du erfasst und überprüfst selbstständig, zeitnah und zuverlässig die promotionsrelevanten Leistungen von Promovierenden im zentralen Campus Management System und übermittelst relevante Leistungen an die kooperierenden Universitäten.
  • Im Rahmen des etablierten Systems zur Verlängerung von Promotionsverträgen mit HR bearbeitest du die oft zeitkritischen Anträge und berätst Promovierende im Prozess.
  • Du erfasst Daten aus den Betreuungsvereinbarungen von Promovierenden im zentralen Campus Management System und prüfst Eingaben der Thesis Committees.
  • Du bearbeitest Anträge zur Internationalisierungsförderung von Promovierenden.
  • Du leistest Vorarbeiten zur Erstellung des Abschlusszertifikats der Graduiertenschule und holst relevante Unterschriften ein.
  • Du unterstützt und organisierst Sitzungen/ Vorträge/ Seminare/ Workshops/ Veranstaltungen der Graduiertenschule.
  • Zur Qualitätskontrolle und im Zuge des Berichtswesens erstellst du nach Vorgabe Listen und Statistiken.
  • Du leistest eigenverantwortliche Büro- und Terminorganisation und erledigst klassische Sekretariatsaufgaben.

Dein Profil

  • Du hast eine kaufmännische Ausbildung absolviert oder einschlägige Erfahrung in ähnlichen Tätigkeitsfeldern.
  • Hohe Serviceorientierung und Zuverlässigkeit zeichnen dich aus und du trittst sicher und freundlich gegenüber Kunden und Kundinnen auf.
  • Du arbeitest selbständig und strukturiert und verfügst über ein gutes Selbst- und Zeitmanagement.
  • Du hast ein hohes Verantwortungsgefühl und sehr gute Organisationsfähigkeiten, bist belastbar und bereit Prozesse im Tagesgeschäft zu optimieren.
  • Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift bringst du mit.
  • Du bist teamfähig und hast Freude an der unterstützenden Arbeit im Team.
  • Im Umgang mit MS-Office bist du sicher.

Wünschenswerte Qualifikationen

  • Du konntest bereits Berufserfahrung sammeln.
  • Idealerweise hast du Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen.

Benefits

  • Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeiten & Arbeitszeitmodelle
  • Potenzial fördern: zielgerichtete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Erholung: 30 Tage Urlaub pro Jahr, Gleittage
  • Familienfreundlich: Gleitzeit, Ferienbetreuung, Elder Care
  • Gesundheitsangebote: Sport, Betriebsarzt, mentale Gesundheit
  • Vorsorge fürs Alter: Betriebliche Altersversorgung
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Seit 2005 tragen wir das TOTAL E-QUALITY Prädikat für beispielhaftes Handeln im Sinne einer chancengerechten Organisationskultur.

Helmholtz Munich bekennt sich aktiv zu gelebter Diversität und Inklusion und setzt sich nachhaltig für Gleichstellung ein.

Der Charta der Vielfalt e.V. hat es sich zum Ziel gesetzt, die Diversität in der Arbeitswelt zu fördern. Mit der Unterzeichnung der Charta verpflichten wir uns, ein wertschätzendes Arbeitsumfeld für alle Mitarbeitenden zu schaffen.

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Bei Vorliegen der Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis E 8 möglich. Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (Bund). Die Stelle ist (zunächst) auf 2 Jahre befristet, eine unbefristete Anstellung ist vorgesehen.

Zur Förderung der Diversität freuen wir uns über Bewerbungen talentierter Menschen, unabhängig von Geschlecht, kulturellem Hintergrund, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Identität, körperlichen Fähigkeiten, Religion und Alter. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt.

Sofern ein Hochschulabschluss im Ausland erlangt wurde, benötigen wir weitere Unterlagen über die Bewertung des Abschlusses. Bitte die Zeugnisbewertung frühzeitig beantragen.

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Interesse geweckt?

Falls noch Fragen offen sind, hilft gerne Fr. Dr. Monika Beer, +49 89 31873929, weiter.

Die Bewerbung sollte enthalten
    • Lebenslauf
    • Anschreiben
    • Abschlusszeugnisse
    • Arbeitszeugnisse

    We are Helmholtz Munich.

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    Warum zu uns kommen?

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